Sistematización de conocimiento a través de Lecciones Aprendidas y las Buenas Prácticas en el ámbito del mantenimiento y la seguridad

2016/01/04 | By | Add a Comment

Mejorar la seguridad en el ámbito operativo, minimizar los incidentes y realizar una gestión proactiva de los riesgos, son aspectos que mantienen una relación directa con el análisis e intercambio de experiencias (lecciones aprendidas) y el desarrollo de mejores prácticas.

Asimismo el desarrollo de las labores de mantenimiento en plantas e instalaciones, se ve exponencialmente enriquecido si producto de dicha labor, se fomenta la trazabilidad, preservación y divulgación del aprendizaje que se ha obtenido en cada una de las actividades que se desarrollan, especialmente en sectores industriales que gozan de plataformas tecnológicas maduras y compartidas.

Algunas razones:

  • El error como fuente de mejora. Cada error aporta información y conocimiento útil que debe ser sistematizado y preservado, pero sobre todo divulgado y asimilado para evitar reincidencias e iniciar procesos de revisión que puedan conducir a la mejora de protocolos y capacidades.
  • Las mejoras “forma de hacer” como fuente de eficiencia. La definición de “manuales” operativos, o procedimientos, son un primer paso en cuanto al desarrollo de conocimiento de referencia para el cumplimiento de actividades se refiere, pero sólo es en el campo de la aplicación y la ejecución cuando esos manuales se ponen a prueba, y precisamente allí cuando podemos identificar, consolidar y replicar “buenas prácticas” para fomentar la homogeneidad en las formas de actuación y propiciar que sean “las mejores” formas las que se apliquen para así generar eficiencias y asegurar una operación confiable y segura.

Todo esto hace pertinente y necesario el impulsar una dinámica para facilitar la trazabilidad (registro, organización, preservación, difusión, renovación) de buenas prácticas y lecciones aprendidas, que estimulen el desarrollo de cultura de intercambio (quiero aportar lo que se y quiero aprovechar lo que han hecho otros), para que a partir de allí se puedan generar impactos de valor, por ejemplo:

  • Potenciar una cultura Interdependiente de Seguridad (traslado de experiencias operativas de seguridad y mantenimiento de una planta a otra).
  • Mejorar los niveles de gestión de riesgos (análisis de incidencias como agente de prevención).
  • Mejorar la sistemática de investigación y el análisis de los incidentes (desarrollo de pautas de intervención basadas en la experiencia).
  • Mejora de las condiciones del capital humano (revisión y mejora de protocolos a partir del aprovechamiento de buenas prácticas).
  • Maximizar el cumplimiento de los protocolos, normativas y recomendaciones (desarrollo de espacios de divulgación, formación y aplicación de contenidos de referencia).

Algunas consideraciones:

Ambos elementos (la lección aprendida y la buena práctica) se plantean como instrumentos para la sistematización y consolidación de conocimiento útil en la organización, pero es su adecuado tratamiento el que maximizará su aprovechamiento, por lo que se hace necesario tener presente las siguientes definiciones y consideraciones:

Lección Aprendida Buena Práctica
Es un hecho ocurrido durante el desarrollo de un proyecto o actividad que ha dejado un aprendizaje útil para su difusión y asimilación Es una manera hacer que ha demostrado una generación efectiva de valor en su ámbito de aplicación

 

  • Vigilar lo que hacemos. En cualquier momento surgen eventos que pueden dejar un aprendizaje. Bien para aprovechar / replicar algo positivo o para evitar algo negativo.
  • Registrar, filtrar y catalogar dichas experiencias para enriquecer el banco de conocimiento, verificando siempre la veracidad y pertinencia de la lección aprendida.
  • Lo que realmente importa es explicitar el aprendizaje: Si es una experiencia exitosa, para replicarla (aprovechar lo bueno). Si es una experiencia no exitosa, para evitar nuevas incidencias (es valioso aprender de los errores).
  • Asegurar su aprovechamiento. No se trata sólo de documentar, se trata de revisarlas, socializarlas y aprovecharlas (bien sea para repetir lo bueno o evitar los errores).
  • Una práctica es buena, en la medida en que genera resultados de forma consistente y puede ser replicable.
  • El registro, documentación (de forma clásica o aprovechando medios audiovisuales) y divulgación de buenas prácticas debe estar condicionado a una evaluación y contraste por expertos en el área de conocimiento objeto de la BP (antes de replicar, se debe validar), las comunidades pueden contribuir a esa acción.
  • El aprovechamiento de las buenas prácticas, está estrictamente relacionado con su replicación, es por ello que mas que documentar, se debe generar un compromiso de divulgación y acompañamiento en la replicación (se puede considerar incluso ejercicios de asistencia o consultoría interna para que el que haya generado la buena práctica se implique en los procesos de capacitación y replicación de la misma).
  • Las buenas prácticas permiten maximizar la velocidad en la que se renueva el “estado del arte”, por lo que pueden convertirse en activos de conocimiento que propicien proyectos de mejora.

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