Category: Tecnología

Liderazgo en la Administración Pública

Liderazgo en la Administración Pública

2014/11/24 | By | Add a Comment

Una vez más, como parte de las formaciones que llevamos a cabo en ICA2 sobre temas de Gestión del Conocimiento, surgen reflexiones y aportes muy interesantes por parte de los participantes. Tanto es así que, bajo la autorización de su autor/a, seleccionamos algunas de ellas y decidimos compartirlo con todos vosotros.

Hoy se trata de la aportación de Pilar Cabota Sainz, participante de la última edición del curso de GC en INAP, cuya reflexión sobre el liderazgo en la Administración es tan rica ¡que no merece menos que ser compartida!

¡Gracias Pilar!

¿Cómo se puede liderar un proyecto en la Administración Pública?

LIDERAR: El liderazgo de un funcionario…?

En la Administración Pública (AP) cada funcionario (empleado público, en general) lleva, como alguna vez se ha dicho, un sombrero con su categoría, su nivel y sus trienios (aptitudes, experiencia) y se sienta en una silla que es su puesto de trabajo (sus funciones, su nivel de responsabilidad, su situación en la jerarquía). El sombrero siempre nos acompaña, la silla va cambiando con los concursos de traslados, los ceses y los nombramientos. El sombrero y la silla nos los facilita la normativa de función pública y se reflejan en nuestra nómina.

Pues bien, en mi vida como funcionaria, mi sombrero ha tenido pequeñas variaciones. Donde he notado las diferencias es en la silla. La silla que lleva las funciones del puesto (jefe de servicio, de sección, etc.) llevan implícita la gestión y la dirección, por lo que algo de “líderes” habrá que tener (al menos, aptitudes y habilidades).

Dentro de la necesidad de ser líder (organizativo, gerente, de grupo, etc.) la silla condiciona, además:

  • qué lugar ocupo en la jerarquía
  • qué equipo tengo a “mi disposición”
  • qué tipo de “jefe o político” tengo sobre mí
  • qué medios tiene mi organización, etc.

Por lo que, antes de empezar un proyecto cabe analizar los apoyos y medios fácilmente disponibles y los que no lo son.

Es cierto que en ocasiones una idea o proyecto no consigue seguidores. A veces se trata de falta de apoyo de los mandos superiores (por lo que la autorización o prioridad del proyecto queda anulada), y  otras veces no se consiguen seguidores entre el personal que se deja disponer para el proyecto.

Si finalmente, el esfuerzo de convencer es demasiado grande, vale más guardar el proyecto para otra ocasión. Ojo: no olvidarlo, guardarlo.

 COLABORAR: La mochila del conocimiento

Volviendo, a la metáfora,… pero el sombrero y la silla no nos acompañan en el resto de la vida.

Por eso me gusta añadir, que también llevamos una mochila, en la que vamos cargando nuestros aprendizajes. La mochila se nutre de experiencias y conocimientos que adquirimos en la oficina (la organización), la familia, las aficiones, las relaciones humanas, etc.). Como la mochila se lleva todo el tiempo puesta (a diferencia del sombrero y la silla) los elementos de la mochila afectan tanto a la activad laboral como a la vida cotidiana.

La mochila indica el proyecto personal del sujeto y también sus circunstancias. Ahí estarían de alguna forma sus competencias, pero también lo que no, por eso en la mochila: se cargan nuevos elementos, se descargan, se aligeran… (elementos tóxicos)

Pues bien,  el entusiasmo del líder, el humor, la valoración de los colaboradores, pueden agrandar esa mochila de los colaboradores y hacerles sentir bien (más allá de gratificaciones o retribuciones).

El mismo hecho de adquirir conocimientos en el sentido más amplio (no sólo conocimientos administrativos, también de habilidades, nuevas tecnologías, creatividad), que se pueden, además, utilizar en otras facetas de la vida corriente, puede ser un estímulo muy eficaz para conseguir una buena colaboración.

Una clave del éxito puede ser el crecimiento personal que produce en los colaboradores.

 DIMENSIONAR: Pequeños proyectos pueden resultar muy exitosos

El líder debe tener claro el objeto del proyecto y la viabilidad (creer en el proyecto), aunque este pueda ser matizado en las primeras fases de la planificación.

Según la posición del jefe-funcionario la dimensión del proyecto puede ser mayor o menor.

Pequeño o grande, no puede haber líder visión, sin proyecto!. Tampoco resulta responsable ocupar un puesto de trabajo de dirección o coordinador y no tener un proyecto de mejora continua. En este sentido, los proyecto de mejora de gestión, no suelen estar limitados por las decisiones políticas sino por la falta de empuje de los responsables administrativos.

No cabe minusvalorar los pequeños proyectos, que tienen resultados tangibles y en corto periodo de tiempo; sobre todo si de ellos deriva un enriquecimiento de las mochilas de los colaboradores.

En estos aparentemente pequeños proyectos incluiría las mejoras sobre procedimientos establecidos. Es decir, NO CAMBIAR TODO como si de una revolución se tratase, sino INNOVAR después de analizar la experiencia e introducir novedades trascendentes. En este sentido los proyectos de tele matización son un ejemplo.

Pues la mochila, permite ir a otro puesto de trabajo con una dinámica aprendida lo que fortalece mucho la autoestima y además la expande.

Habitualmente las lecciones de buenas prácticas y experiencias identificadas y celebradas (reconocidas por el propio grupo o externos), son una fuente de imitación.

Por lo que un funcionario, puede llevarse en la mochila el conocimiento adquirido y difundirlo y socializarlo… Eso me parece, como mínimo, un éxito práctico de gestión del conocimiento.

 FORMAR equipos y grupos de trabajo

Para empezar, un proverbio:

 El que no sabe y no sabe que no sabe, es un necio, aléjate de él.

El que no sabe y sabe que no sabe, es sencillo, enséñale.

El que sabe y no sabe que sabe, está dormido, despiértale.

El que sabe y sabe que sabe, es un sabio, acércate.

De ahí deduzco que el “autoconocimiento” forma parte de la gestión del conocimiento, por lo que para liderar un proyecto es conveniente que el líder y el equipo sepan qué pueden aportar o aprender en el proceso.

En este punto la humildad del líder puede ser un atributo. No creo que el sabelotodo pueda ser líder.

En los equipos resulta conveniente incluir a las personas idóneas (por competencias en relación al objeto del proyecto) en función de las disciplinas que le afecten, con conocimientos teóricos y prácticos (experiencia), etc.

Pero me parece también conveniente incluir a personas no “especializadas” o “expertas” para que participen en el proceso, ayudando en tareas más rutinarias o de apoyo a los expertos. Pero, ¿por qué participan en todo el proceso, incluso en reuniones? Porque su colaboración podrá aportar la visión, como menos, del cliente (ciudadano) si se les deja opinar con libertad y sentido común podrán hacer “tocar tierra” a los supuestos expertos. Y, por otra parte, porque aprenderán cultura de gestión (que incluirán a su mochila) y incrementarán el activo intelectual de la organización.

Sobre todo, conseguir que el grupo se respete y valore.

 ESTRUCTURAR y organizar

Corresponde al líder mantener unas habilidades directivas mínimas, para que el proyecto salga adelante.

En este sentido:

  • Plantear con claridad los objetivos
  • Establecer un Plan, que deben conocer todos los colaboradores
  • Gestionar medios
  • Gestionar tiempos
  • Gestionar dinámicas de grupo y reuniones
  • Etc.

RESISTIR…

Y sobre todo, el líder y su equipo, deben tener capacidad para resistir!!.

Cuesta mucho subir una montaña…. pero qué bonito y satisfactorio.

Saludos!

Pilar Cabota Sainz

Community Serious Play

Community Serious Play

2014/11/17 | By | Add a Comment

El fenómeno de reflexión se fomenta con el entretenimiento por eso la pasión por lo que haces refuerza todo lo que tiene que ver con la gestión del conocimiento. De tal manera que estos días de llegada del frío a Madrid decidimos en ICA2 realizar una pequeña sesión interna para desplegar el potencial del conocido como “Lego Serious Play” y así fue. Por mi parte os presento mi creación, que ahora os explico.

Lo primero una comunidad se entiende como un espacio de interés común, ahí está el punto de encuentro, la placa de lego gris del fondo. Espacio en el que las personas ponen en común sus conocimientos, a veces en versión repositorio (¿veis la ensaladera de cristal del medio?)  y otras en un ejercicio de socialización, de tácito a tácito, ahí si me quedaron bien los canutos rojos. Este plano es el que aplica al denominado “equipo motor” de la comunidad. LEGO

Eso sí la comunidad requiere un ambiente de confianza, de empatía, de “buen rollo” para facilitar los procesos de conocimiento (de ahí la carita contenta que se ve un poquito al fondo), una tarea de estar al tanto de lo que sucede en el mundo con la temática clave de la comunidad (podéis ver la antena fosforito), un plano de buenas prácticas a compartir (el engranaje, lo que funciona), y, finalmente, un escenario creativo (esa es la flor, como algo que nace nuevo).

Ahora bien, la comunidad se conecta con flujos de información y conocimiento externo, con colaboradores habituales (el muñequito en azul) y otros agentes que le aportan ideas o requieren consultas.

Obviamente faltan muchas cuestiones como las tecnologías, las métricas, la estrategia, etc., pero una imagen o una construcción vale más que mil palabras, ¿verdad?

 

Un abrazo.

Intra… Emprendimiento

Intra… Emprendimiento

2014/09/26 | By | Add a Comment

Colocar un prefijo a una palabra no es “gratis”.

Habitualmente nos encontramos con el uso de conceptos en los que poner “intra” o “extra” es lo mismo, sólo que la cuestión pasa dentro o fuera. No es así.

La aplicación de este asunto al emprendimiento se ciñe al intraemprendimiento. ¿Es simplemente emprendimiento dentro de una organización? No, no.

El intraemprendimiento es un cauce para desarrollar la innovación en una organización. Se encuentra bajo unas condiciones culturales, políticas, económicas, etc., y se ve impactado por ellas.

Existen enfoques estratégicos corporativos que lanzan retos o admiten proyectos innovadores en virtud de sus deseos de posicionamiento futuro. Hablamos de incubación, de business plans, pero el pilotaje y asesoramiento se produce en el entorno corporativo y hay señas de identidad que se imponen.

¿Cuándo considerar proximidad entre el emprendimiento y el intraemprendimiento? La respuesta se encuentra en los grados de libertad, autonomía y distancia geográfica a los “head quarters”.

Saludos

GTD rápido y fácil, en 5 minutos.

GTD rápido y fácil, en 5 minutos.

2014/02/14 | By | Add a Comment

otto-y-punto-productividad

Hoy quiero hablar pronto y franco del GTD, Getting Things Done o en mi traducción particular “tener las cosas hechas”, que es una forma de vida o filosofía, pero sin embargo quiero hacerlo en clave de resumen… que no me lleve más de 4 minutos y una nota sobre el iPad 2 y el porqué seguirlo produciendo.

Comencemos, cuál es el objetivo básico de todo esto del GTD, y apartando la rama filosófica del camino de esta conversación, es tener un método que te permita guardar, seguir y revisar todo lo que debemos hacer, para no tener que recurrir a la frágil y traicionera memoria sobre nuestras responsabilidades, concentrándonos en liquidar esos quehaceres, y lo más importante liberando la mente de tareas pendientes porque sabemos que las tenemos a buen recaudo y ordenaditas.

El GTD tiene un principio, la priorización de tus actividades, tareas. Particularmente yo divido mis actividades en tareas pequeñas, cortas más bien, cuando mucho que me lleven una hora o al menos que yo crea que va a ser así. Luego todo parte del principio donde estas tareas se reparten en cuatro cajones: cajón de entrada, cajón de hoy, cajón de siguiente y cajón de algún día. Sus nombres se explican por sí solos. Luego veríamos, si queremos usar etiquetas o atribuirles algún tipo de clasificación. Por ejemplo el nombre de un proyecto, la etiqueta casa para las tareas referentes al hogar y ya acá la imaginación es vuestro mejor clasificador, pero no perdamos nuestro Norte, 4 bandejas, cajones o listas, de ahora en adelante serán sinónimos en lo que queda de post.

Al principio metes todo lo que se te vaya ocurriendo que tienes que ir haciendo en la bandeja de entrada, y os preguntaréis por qué meterlo primero en una bandeja de entrada si puedo decidir rápidamente entre hoy, siguiente y algún día… básicamente para no interrumpir el proceso mental de ocurrencias, al acabar este proceso creativo el objetivo es dejar vacía esta bandeja, distribuyendo entre las listas de hoy, siguiente y algún día. Priorizar es la palabra clave, decidimos qué y cuándo hacer las cosas, y para eso están las bandejas de hoy, que yo como buen prisas llamaría “la lista de yaes” (ya, ya, ya), por ejemplo, escribir un correo electrónico, delegar una acción, esto estará en “hoy” y por ser tan rápidas de ejecutar deberíamos eliminarlas inmediatamente después de revisarla.


Una recomendación es que los nombres de la acción sean tres palabras, en mi caso, cliente, más la acción, más el objetivo. Por ejemplo: Deutsche Bank, presentación y propuesta. Otra recomendación es que las tareas complejas se parta en acciones pequeñas, independientes y cortas de hacer. Por ejemplo, para hacer una presentación debo solicitar información a la asistente, la tarea Deutsche Bank, solicitar, resumen proyectos, por ende la presentación debería estar en la lista siguientes mientras esa información llega.

La lista “Siguiente” es lo que deberíamos hacer próximamente al acabar con la lista “Hoy” y finalmente tenemos la lista “Algún Día”, que irá alimentando las listas previas: hoy o siguiente. En “algún día” podríamos tener comprar el jarrón de flores del salón o British Petroleum+contactar+nuevo proyecto.

El punto siguiente y más importante es, que no hay más puntos, veis porqué es rápido y fácil el título, no me corté un pelo en explicar mucho lo que para mi es así de sencillo, que no simple. Si necesitáis ahondar, leed bibliografía sobre el tema, pero ahora ya reconoceréis en cualquier software GTD qué hacer y cómo actuar frente a él.

Hago una recomendación final, si escogéis una herramienta o plataforma de GTD tratad de que te permita ubicuidad, es decir, que la tengas disponible vía Web, en tu móvil, en tu portátil, en tu ordenador, es decir: cuando y donde la necesites acceder. No dependáis de un único cacharro.

Ecosistema productivo

Ecosistema productivo

2014/02/10 | By | Add a Comment

otto-y-punto-tecnologia-y-productividadHoy quiero hablaros de lo que para mi es ser productivo, de cómo por ejemplo el ecosistema de Apple y las aplicaciones facilitan mi vida, además de enumerar las aplicaciones que utilizo para ello.

Entonces bien, productividad es para mi, obtener resultados en la menor tiempo posible. En movilidad, debo tener a mano una serie de datos, información, documentos y que además pueda trabajar con ellos, además de poderlos compartir de manera instantánea.

Veamos, el tiempo es el factor sobre el cual pivota todo, además de la calidad del resultado, para lo que “si no” cuento con los recursos necesarios en el momento y debo desplazarme para conseguirlos, o buscar más de lo necesario con el fin de solucionar un tema, pues ese tiempo de más es la merma de la productividad, en tres palabras: estoy siendo ineficiente. Por tanto y llevándolo al detalle, si una aplicación está bien hecha, con una interfaz intuitiva, permite cuidar el detalle del preciosismo que necesita una tarea bien hecha y además es rápida, esa app es para mi.

Ahora, qué me hace ser productivo con un smartphone hablando en líneas generales y específicamente con el iPhone. Mejor expresarlo con un ejemplo: Recibo un FaceTime de mi socio que está construyendo una propuesta para un cliente, él se encuentra a 10.000 Km de distancia, él en España y yo en América. Yo me traslado en ese preciso instante en un taxi, pero necesita urgentemente números, el requerimiento de propuesta vigente y mi curriculum vitae para anexarlo. Cerramos la llamada y qué ocurre: busco lo que hace falta, que si no está en la nube se encuentra en mi móvil, edito lo necesario y es enviado, todo en menos de 15 minutos.

En mi caso con qué conjunto de aplicaciones cuento para lograr esto.

En primer lugar, un gestor de archivos con capacidad de almacenamiento local para lo que tengo como “hot” y conexión a discos virtuales como Dropbox y SkyDrive, en este caso os hablo de iFiles (no el de Jailbreak).

Luego, una suite ofimática potente y con las características suficientes, en este caso Pages, Numbers y Keynote, aunque también cuento con Documents2Go y QuickOffice. A esto se debe sumar Keynote remote para controlar las presentaciones desde el móvil.

Otra, Bria que permite hacer llamadas de Voz IP al configurarla con mi centralita en España, que hace uso un operador de telefonía fija virtual que me da acceso a llamadas dentro del país a través de Movistar fijo y al exterior por precios irrisorios.

Obviamente correo, calendario y notas que es a gusto del consumidor.

Un gestor GTD, en mi caso Things, que tiene lo que uno busca para ser feliz… organizarse de manera muy simple, bueno simple después que lo haces filosofía de vida.

Para OSX y la técnica Pomodoro, PomodoroApp que se encuentra en la Mac App Store.

Evernote exclusivamente para ideas y notas de how-to.

iA Writer, el mejor editor de texto sin interrupciones inútiles de entorno, además de contar con una barra superior en el teclado que me da acceso a los signos de puntuación y caracteres más utilizados, un entorno totalmente Zen.

Los gastos de viajes los llevo con IXpenselt, con conversión en el registro de datos, digo que mis gastos ahora son en dólares, pesos mexicanos, etc. permite guardar la foto de cada gasto y finalmente produce un reporte general, y otro detallado de los gastos en formato pdf.

Groups: SMS, Mail and Manage Contacts. Es sin duda el mejor gestor de contactos que jamás he tenido, fácil y potente en funcionalidades el trabajo con grupos, arrastras personas, los grupos de contactos son pestañas como un cardex, creación de grupos inteligentes a partir de búsquedas y un largo etcétera de funciones.

Qrafter Pro: Un lector de códigos QR, el mejor de todos los que he comprado, por ejemplo mi tarjeta de presentación detrás tiene un código QR que te crea automáticamente un contacto en la agenda de tu móvil, ya sea iPhone, Android o Windows Phone. Un medio de comunicación bastante utilizado en América y también por medios publicitarios.

Eiby Abby BCR, para fotografiar tarjetas de presentación y que se conviertan en contactos de tu agenda, a veces tiene errores pero pocos, quizá una o dos letras de toda una tarjeta, pero la magia ocurre cuando sabe determinar el nombre de la persona, el de la empresa, el correo electrónico, su teléfono, fax para quienes todavía usan eso, página web, entre otro montón de tipos de información.

JotNot Scanner, perfecto para escasear documentos de múltiples páginas y guardarlo en formato pdf o imágenes jpg o png, todo con la cámara.

TextGrabber + Translator de Eiby Abby también captura cualquier parte de un documento, revista y lo traduce a más de 60 idiomas. No es 100% perfecto, pero te da una idea de lo que necesitas entender.

Finalmente, 1Password, allí reposa todo lo que considero privado, sensible o sólo para mis ojos; Contraseñas, tarjetas de crédito, cuenta bancarias, control de aplicaciones compradas.

En conclusión, nada de esto tiene sentido para mi, si la información reposa únicamente en mi iPhone o en mi MacBook Pro. iCloud, la nube y sus medios de sincronización son fundamentales para lograr este objetivo. Por ende las aplicaciones que tengo tienen a su hermana mayor en OS X. Como dijo Steve Wozniak una vez: nunca confíes en un ordenador que no puedas arrojar por una ventana.

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies. Si continúa navegando está dando su consentimiento para aceptar tanto dichas cookies como nuestra política de cookies. Lea nuestra política de cookies.

Política de cookies


1. ¿Qué son las cookies y por qué las utilizamos?

Una cookie es un fichero que se descarga en su ordenador al acceder a determinadas páginas web. Las cookies permiten a una página web, entre otras cosas, almacenar y recuperar información sobre los hábitos de navegación de un usuario o de su equipo y, dependiendo de la información que contengan y de la forma en que utilice su equipo, pueden utilizarse para reconocer al usuario.

Es importante destacar que el uso de cookies no proporciona datos personales del usuario, que de cara a innoemotion.com permanece anónimo.

El usuario puede configurar su navegador para no aceptar el uso de cookies, en cuyo caso la personalización de la experiencia no se aplicaría aunque sí podrá seguir accediendo a los contenidos de nuestra web con normalidad.

En la página de Wikipedia (http://es.wikipedia.org/wiki/Cookie_(informática)) es posible obtener más información acerca de las cookies y cómo funcionan.

2. ¿Qué tipo de cookies utilizamos?

Siguiendo las directrices de la Agencia Española de Protección de Datos procedemos a detallar el uso de cookies que hace esta web con el fin de informarle con la máxima exactitud posible.

Este sitio web utiliza las siguientes cookies de terceros:

3. ¿Cómo deshabilitar las cookies en el navegador?

La mayoría de navegadores actualmente permiten al usuario configurar si desean aceptar cookies y cuáles de ellas. Estos ajustes normalmente se encuentra en las ‘Opciones’ o ‘Preferencias’ del menú de su navegador.

Estas son las instrucciones para configurar las cookies en los principales navegadores:

Chrome: Configuración -> Mostrar opciones avanzadas -> Privacidad -> Configuración de contenido.
Para más información, puede consultar el soporte de Google o la Ayuda del navegador.

Firefox: Herramientas -> Opciones -> Privacidad -> Historial -> Configuración Personalizada.
Para más información, puede consultar el soporte de Mozilla o la Ayuda del navegador.

Internet Explorer: Herramientas -> Opciones de Internet -> Privacidad -> Configuración.
Para más información, puede consultar el soporte de Microsoft o la Ayuda del navegador.

Safari: Preferencias -> Seguridad.
Para más información, puede consultar el soporte de Apple o la Ayuda del navegador.

Cerrar