Tag: Productividad

GTD rápido y fácil, en 5 minutos.

GTD rápido y fácil, en 5 minutos.

2014/02/14 | By | Add a Comment

otto-y-punto-productividad

Hoy quiero hablar pronto y franco del GTD, Getting Things Done o en mi traducción particular “tener las cosas hechas”, que es una forma de vida o filosofía, pero sin embargo quiero hacerlo en clave de resumen… que no me lleve más de 4 minutos y una nota sobre el iPad 2 y el porqué seguirlo produciendo.

Comencemos, cuál es el objetivo básico de todo esto del GTD, y apartando la rama filosófica del camino de esta conversación, es tener un método que te permita guardar, seguir y revisar todo lo que debemos hacer, para no tener que recurrir a la frágil y traicionera memoria sobre nuestras responsabilidades, concentrándonos en liquidar esos quehaceres, y lo más importante liberando la mente de tareas pendientes porque sabemos que las tenemos a buen recaudo y ordenaditas.

El GTD tiene un principio, la priorización de tus actividades, tareas. Particularmente yo divido mis actividades en tareas pequeñas, cortas más bien, cuando mucho que me lleven una hora o al menos que yo crea que va a ser así. Luego todo parte del principio donde estas tareas se reparten en cuatro cajones: cajón de entrada, cajón de hoy, cajón de siguiente y cajón de algún día. Sus nombres se explican por sí solos. Luego veríamos, si queremos usar etiquetas o atribuirles algún tipo de clasificación. Por ejemplo el nombre de un proyecto, la etiqueta casa para las tareas referentes al hogar y ya acá la imaginación es vuestro mejor clasificador, pero no perdamos nuestro Norte, 4 bandejas, cajones o listas, de ahora en adelante serán sinónimos en lo que queda de post.

Al principio metes todo lo que se te vaya ocurriendo que tienes que ir haciendo en la bandeja de entrada, y os preguntaréis por qué meterlo primero en una bandeja de entrada si puedo decidir rápidamente entre hoy, siguiente y algún día… básicamente para no interrumpir el proceso mental de ocurrencias, al acabar este proceso creativo el objetivo es dejar vacía esta bandeja, distribuyendo entre las listas de hoy, siguiente y algún día. Priorizar es la palabra clave, decidimos qué y cuándo hacer las cosas, y para eso están las bandejas de hoy, que yo como buen prisas llamaría “la lista de yaes” (ya, ya, ya), por ejemplo, escribir un correo electrónico, delegar una acción, esto estará en “hoy” y por ser tan rápidas de ejecutar deberíamos eliminarlas inmediatamente después de revisarla.


Una recomendación es que los nombres de la acción sean tres palabras, en mi caso, cliente, más la acción, más el objetivo. Por ejemplo: Deutsche Bank, presentación y propuesta. Otra recomendación es que las tareas complejas se parta en acciones pequeñas, independientes y cortas de hacer. Por ejemplo, para hacer una presentación debo solicitar información a la asistente, la tarea Deutsche Bank, solicitar, resumen proyectos, por ende la presentación debería estar en la lista siguientes mientras esa información llega.

La lista “Siguiente” es lo que deberíamos hacer próximamente al acabar con la lista “Hoy” y finalmente tenemos la lista “Algún Día”, que irá alimentando las listas previas: hoy o siguiente. En “algún día” podríamos tener comprar el jarrón de flores del salón o British Petroleum+contactar+nuevo proyecto.

El punto siguiente y más importante es, que no hay más puntos, veis porqué es rápido y fácil el título, no me corté un pelo en explicar mucho lo que para mi es así de sencillo, que no simple. Si necesitáis ahondar, leed bibliografía sobre el tema, pero ahora ya reconoceréis en cualquier software GTD qué hacer y cómo actuar frente a él.

Hago una recomendación final, si escogéis una herramienta o plataforma de GTD tratad de que te permita ubicuidad, es decir, que la tengas disponible vía Web, en tu móvil, en tu portátil, en tu ordenador, es decir: cuando y donde la necesites acceder. No dependáis de un único cacharro.

Ecosistema productivo

Ecosistema productivo

2014/02/10 | By | Add a Comment

otto-y-punto-tecnologia-y-productividadHoy quiero hablaros de lo que para mi es ser productivo, de cómo por ejemplo el ecosistema de Apple y las aplicaciones facilitan mi vida, además de enumerar las aplicaciones que utilizo para ello.

Entonces bien, productividad es para mi, obtener resultados en la menor tiempo posible. En movilidad, debo tener a mano una serie de datos, información, documentos y que además pueda trabajar con ellos, además de poderlos compartir de manera instantánea.

Veamos, el tiempo es el factor sobre el cual pivota todo, además de la calidad del resultado, para lo que “si no” cuento con los recursos necesarios en el momento y debo desplazarme para conseguirlos, o buscar más de lo necesario con el fin de solucionar un tema, pues ese tiempo de más es la merma de la productividad, en tres palabras: estoy siendo ineficiente. Por tanto y llevándolo al detalle, si una aplicación está bien hecha, con una interfaz intuitiva, permite cuidar el detalle del preciosismo que necesita una tarea bien hecha y además es rápida, esa app es para mi.

Ahora, qué me hace ser productivo con un smartphone hablando en líneas generales y específicamente con el iPhone. Mejor expresarlo con un ejemplo: Recibo un FaceTime de mi socio que está construyendo una propuesta para un cliente, él se encuentra a 10.000 Km de distancia, él en España y yo en América. Yo me traslado en ese preciso instante en un taxi, pero necesita urgentemente números, el requerimiento de propuesta vigente y mi curriculum vitae para anexarlo. Cerramos la llamada y qué ocurre: busco lo que hace falta, que si no está en la nube se encuentra en mi móvil, edito lo necesario y es enviado, todo en menos de 15 minutos.

En mi caso con qué conjunto de aplicaciones cuento para lograr esto.

En primer lugar, un gestor de archivos con capacidad de almacenamiento local para lo que tengo como “hot” y conexión a discos virtuales como Dropbox y SkyDrive, en este caso os hablo de iFiles (no el de Jailbreak).

Luego, una suite ofimática potente y con las características suficientes, en este caso Pages, Numbers y Keynote, aunque también cuento con Documents2Go y QuickOffice. A esto se debe sumar Keynote remote para controlar las presentaciones desde el móvil.

Otra, Bria que permite hacer llamadas de Voz IP al configurarla con mi centralita en España, que hace uso un operador de telefonía fija virtual que me da acceso a llamadas dentro del país a través de Movistar fijo y al exterior por precios irrisorios.

Obviamente correo, calendario y notas que es a gusto del consumidor.

Un gestor GTD, en mi caso Things, que tiene lo que uno busca para ser feliz… organizarse de manera muy simple, bueno simple después que lo haces filosofía de vida.

Para OSX y la técnica Pomodoro, PomodoroApp que se encuentra en la Mac App Store.

Evernote exclusivamente para ideas y notas de how-to.

iA Writer, el mejor editor de texto sin interrupciones inútiles de entorno, además de contar con una barra superior en el teclado que me da acceso a los signos de puntuación y caracteres más utilizados, un entorno totalmente Zen.

Los gastos de viajes los llevo con IXpenselt, con conversión en el registro de datos, digo que mis gastos ahora son en dólares, pesos mexicanos, etc. permite guardar la foto de cada gasto y finalmente produce un reporte general, y otro detallado de los gastos en formato pdf.

Groups: SMS, Mail and Manage Contacts. Es sin duda el mejor gestor de contactos que jamás he tenido, fácil y potente en funcionalidades el trabajo con grupos, arrastras personas, los grupos de contactos son pestañas como un cardex, creación de grupos inteligentes a partir de búsquedas y un largo etcétera de funciones.

Qrafter Pro: Un lector de códigos QR, el mejor de todos los que he comprado, por ejemplo mi tarjeta de presentación detrás tiene un código QR que te crea automáticamente un contacto en la agenda de tu móvil, ya sea iPhone, Android o Windows Phone. Un medio de comunicación bastante utilizado en América y también por medios publicitarios.

Eiby Abby BCR, para fotografiar tarjetas de presentación y que se conviertan en contactos de tu agenda, a veces tiene errores pero pocos, quizá una o dos letras de toda una tarjeta, pero la magia ocurre cuando sabe determinar el nombre de la persona, el de la empresa, el correo electrónico, su teléfono, fax para quienes todavía usan eso, página web, entre otro montón de tipos de información.

JotNot Scanner, perfecto para escasear documentos de múltiples páginas y guardarlo en formato pdf o imágenes jpg o png, todo con la cámara.

TextGrabber + Translator de Eiby Abby también captura cualquier parte de un documento, revista y lo traduce a más de 60 idiomas. No es 100% perfecto, pero te da una idea de lo que necesitas entender.

Finalmente, 1Password, allí reposa todo lo que considero privado, sensible o sólo para mis ojos; Contraseñas, tarjetas de crédito, cuenta bancarias, control de aplicaciones compradas.

En conclusión, nada de esto tiene sentido para mi, si la información reposa únicamente en mi iPhone o en mi MacBook Pro. iCloud, la nube y sus medios de sincronización son fundamentales para lograr este objetivo. Por ende las aplicaciones que tengo tienen a su hermana mayor en OS X. Como dijo Steve Wozniak una vez: nunca confíes en un ordenador que no puedas arrojar por una ventana.

Feeds RSS: Rápido y fácil

Feeds RSS: Rápido y fácil

2014/01/28 | By | Add a Comment

rss-man-ottst-300Para explicar de qué va esto de lectores de feeds, podcast y RSS quiero que primero partamos de un ejercicio simple. Nosotros normalmente cuando entramos a un blog, pues tenemos allí de una manera muy visual los contenidos, tenemos el artículo o post, que consta de un título, un resumen y el desarrollo del mismo, y a veces tienen imágenes.

Obviamente cuando visitamos estos blogs conseguimos ver varios artículos, fáciles de identificar por nuestros ojos y somos capaces de llegar a los más viejos dando al botón “Artículos anteriores”. Y por qué os digo de una manera muy visual, porque una página web como lo es un blog debe estar preparada para ser leída por seres humanos de la misma manera sencilla y práctica con la que leemos la prensa.

Ahora bien, la mayoría de los blogs, prensa web, etc. También tienen una forma fácil para que los ordenadores puedan “leer” estos post o artículos. Es lo mismo que nosotros como personas hacemos pero es un fichero denominado RSS que tienen un formato muy particular para poder ser digerido por un ordenador, este tiene muy bien definido lo que es el listado de artículos, con su título, el contenido del artículo, la dirección web del artículo para poder ser leído por los humanos, y como cabecera de este archivo tiene una sección que identifica la fuente, cuántos artículos contiene el fichero, etc. Por ejemplo el fichero diría, yo soy el RSS del ica2.com, te voy a mostrar los 10 últimos artículos, y los artículos son… y allí comienza la sección de artículos, donde se pone: artículo 1, de fecha tal, con título cual y el desarrollo del artículo, luego, artículo 2, artículo 3 y así sucesivamente.

Ahora la pregunta es: cómo un ordenador puede leer estos artículos, le tenemos que dar la dirección web o también llamada URL, como por ejemplo: http://www.innoemotion.com/feed/, en el caso de la prensa on-line como tienen muchas noticias por secciones como deportes, actualidad, internacional, tienen un fichero RSS para cada uno de estas con su propia URL.

En este momento diréis, pues vaya tontería, si lo puedo leer directamente de la página Web para qué quiero que el ordenador lo lea en este formato. Pues es que la gracia consiste en que existen programas o aplicaciones especializadas en tener listas de estos ficheros, o lectores de feeds, como por ejemplo Reeder para iOS o ReadKit para OS X, entonces su potencia radica en tener un único lugar para acceder a las noticias de diferentes medios y de manera actualizada, lo mismo ocurre con las aplicaciones de podcast, que es un RSS al listado de los capítulos grabados. Adicionalmente estos lectores nos presentas la información que ellos si pueden leer de una manera más rápida de acceder, visualmente sin distracciones de publicidad y con un formato más estético.

Demos un paso más allá, existen sitios Web que nos ayudan a tener esa lista de nuestras lecturas favoritas, como por ejemplo Feedly.com. Cuya ventaja es que en lugar de tener esta lista escrita individualmente en las diferentes aplicaciones que usemos para leer las noticias, como por ejemplo Reeder para iPhone, Mr. Reader para iPad, ReadKit para OS X, pues simplemente le diríamos a estos programas que mi fuente de lecturas es Feedly, teniendo la ventaja que si agregamos un nuevo blog se mostrará en las otras aplicaciones, que si hemos leído una noticia nos la marcará como leída en las demás también, que si la marcamos como favorita estará en la lista de favoritas de los otros programas y por tanto estaremos totalmente al día en nuestras lecturas centralizadas en un espacio único. Adicionalmente esto tiene otra ventaja, si señores, otra ventaja… podemos crear carpetas para clasificar nuestras fuentes, y meter allí por temática o por lo que prefiráis, por ejemplo: economía, tecnología, ciencia, deporte, competencia, etc.

Entonces qué es un RSS, un fichero que es capaz de ser leído por un ordenador, donde cada fuente o blog tienen uno, que contiene los últimos artículos publicados, al cual se accede vía dirección Web, y que se puede asignar a un gestor de lectura o gestor de feeds. Y ahora bien, dónde conseguir ese fichero en cada página web, normalmente es una imagen cuadrada, de color naranja, con unas ondas blancas, y que si hacemos clic derecho sobre ella podemos copiar la dirección URL para ser pegada en nuestro gestor de feeds.

Presentación – Inspiraciones para Innovar

2013/01/21 | By | Add a Comment

Inspiraciones para Innovar  es una presentación motivadora desarrollada y compartida por  la consultora Innovare. En su contendo hae énfasis en que  muchas veces lo único que ocupamos es un poco de inspiración y la motivación para resolver situaciones o necesidades puntuales de nuestra vida cotidiana.

Revisa la presnetación completa aquí:  http://ow.ly/gZ69g

¿Por qué hoy no sirve con trabajar mucho?

2012/05/30 | By | Add a Comment
@ottost Otto Schmilinsky

Foto: @ottost

Muchos se arriman a conversar buscando terapia y terminan con la misma pregunta. La respuesta la tenemos que asimilar para no desincentivar nuestro ánimo. La verdad es que puede resultar difícil de explicar, mas si cabe cuando con menos sacrificio ha ido el doble de bien.

No obstante la bonanza económica oculta las ineficiencias y errores (no sabemos cuanto!!, o si?) y de repente nada parece servir, pasando a un extremo que dificulta la proyección de escenarios profesionales de futuro (qué va a ser de mi o de lo mío!!). Ahora bien, el desencanto tiene su explicación dado que la respuesta se encuentra en trabajar de otra forma u ofrecer otras cosas. Más esfuerzo dentro de un esquema tradicional de operación o venta puede resultar, obviamente, más improductivo.

Pensemos un momento en cuanto tiempo hemos venido haciendo lo mismo, reutilizando patrones de comportamiento año tras año, si funciona para qué tocarlo, si se vende para que reinventar, si con ir haciendo el tema va para qué … pensar.

Y la verdad es que ejercicio nos lleva al interior de nosotros mismos, a la esencia de lo que sabemos hacer especialmente bien, eso si, pensando en cómo ese know how tiene que empaquetarse o desarrollarse, en cómo hay que reinventar la “ingeniería del valor”. ¿Y por qué esto es un dilema? Sobre todo porque no es una reflexión ni fácil, ni inmediata y los sueldos siguen estando ahí o los gastos no desaparecen por arte de magia. Aparece aquí el amigo “cash flow”, antes variable ahora “espada”, con doble filo, a saber, si se corta por lo sano te quedas sin músculo, si no se corta te encuentras con un cuerpo de gimnasio haciendo tumbing en el sillón.

¿Que hacen muchos? Apuestan por una salida intermedia, internacionalizar la oferta hacia zonas en la que los estándares habituales tienen todavía mercado, pero la esencia del cambio no se irá, permanece esperando, aguardando un desajuste en el cobro, un tema fiscal o un problema de conciliación laboral, como dicen algunos es algo similar a “rodar la arruga”.

Saludos.

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